Οι εργοδότες πρέπει να διατηρούν όλη την τεκμηρίωση σχετικά με την εργασία, όπως αρχεία προσλήψεων, αξιολογήσεις απόδοσης, πειθαρχικά μέτρα και περιγραφές θέσεων εργασίας στο γενικό αρχείο προσωπικού ενός εργαζομένου. … Ο νόμος για τους Αμερικανούς με Αναπηρίες (ADA) απαγορεύει στους εργοδότες να συμπεριλαμβάνουν ιατρικές πληροφορίες στο γενικό αρχείο προσωπικού ενός εργαζομένου.
Τι έγγραφα πρέπει να φυλάσσονται στον φάκελο προσωπικού ενός υπαλλήλου;
Τι να κρατήσετε σε ένα αρχείο προσωπικού
- περιγραφή εργασίας για τη θέση.
- αίτηση εργασίας και/ή βιογραφικό.
- προσφορά απασχόλησης.
- Έντυπο IRS W-4 (το Πιστοποιητικό Επιδόματος Παρακράτησης Υπαλλήλου)
- απόδειξη ή υπογεγραμμένη βεβαίωση εγχειριδίου υπαλλήλου.
- αξιολογήσεις απόδοσης.
- έντυπα σχετικά με παροχές εργαζομένων.
Ποια έγγραφα δεν πρέπει να φυλάσσονται σε φάκελο προσωπικού;
Παραδείγματα ειδών που δεν πρέπει να περιλαμβάνονται στο αρχείο προσωπικού είναι:
- Αρχεία προϋπηρεσίας (με εξαίρεση την αίτηση και το βιογραφικό)
- Έγγραφα συναλλαγής μηνιαίας παρουσίας.
- Παραγγελίες πληροφοριοδοτών, σημειώσεις που δημιουργούνται από άτυπες έρευνες καταγγελιών για διακρίσεις, Διαμεσολαβητές ή Campus Climate.
Τι διατηρείται σε έναν φάκελο προσωπικού;
Τα αρχεία προσωπικού συνήθως περιέχουν έγγραφα που ο υπάλληλος έχει ήδη εξετάσει και έτσι είναι εξοικειωμένοςμε το περιεχόμενό τους. Αυτό περιλαμβάνει έγγραφα όπως αιτήσεις εργασίας, αξιολογήσεις απόδοσης, αναγνωριστικές επιστολές, αρχεία εκπαίδευσης και έντυπα που σχετίζονται με μεταγραφές και προαγωγές.
Πρέπει να φυλάσσονται σημειώσεις συνέντευξης στο αρχείο προσωπικού;
Κατά τη διάρκεια των συνεντεύξεων για δουλειά, εσείς (ή ο διευθυντής προσλήψεων) πιθανότατα θα κρατάτε σημειώσεις για τον υποψήφιο. … Εφόσον αυτές οι σημειώσεις σχετίζονται με την απόφασή σας πρόσληψης, πρέπει να διατηρηθούν για τουλάχιστον ένα έτος, σύμφωνα με τους κανονισμούς της Επιτροπής Ίσων Ευκαιριών Απασχόλησης. Ωστόσο, δεν χρειάζεται να διατηρούνται σε αρχείο προσωπικού.
